Entstaube deine IT – jetzt ist die beste Chance

Gerade jetzt in der Corona Krise stehen viel Unternehmen vor einer großen Aufgabe

Ist die IT Fit genug für die Anforderung aus dem Homeoffice arbeiten zu können? Sind die Daten sicher? Wie kriege ich es schnell umgesetzt? Wenn Sie Pech haben wird die IT nicht die Anforderung stand halten. Was jetzt?

Wir haben jetzt 4 Fälle gehabt von Kunden, bei denen die IT einfach nebenher lief und keine Priorität im alltagsgeschäft hatte. Und als die Krise da war, standen die Kunden mit leeren Händen da oder mit User Problemen, keiner Performance, keiner IT Sicherheit! Da kann man ganz einfach gegensteuern. Hier kommen wir ins Spiel…

Entstaube deine IT… Der heutige IT Standard sieht ganz anders aus, und hat auch andere Herausforderungen als vor 5 Jahren. Die IT sollte so angepasst werden, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Sind Sie ein „einfaches“ Büro, z.B. Steuerberater, Anwälte, Immobilienmakler etc., dann ist es nicht notwendig, dass ein Server im Büro stehen muss. Der Server kostet laufend Geld, was auf den ersten Blick nicht sichtbar ist.

Er verbraucht Strom, muss gewartet werden und wird älter, und verliert ganz schnell seinen Wert. Nicht nur das – Wird er nicht regelmäßig gewartet, haben Sie noch ein Sicherheitsproblem in den eigenen 4 Wänden. Da kann man den Server mit einer passenden Cloud Lösung ersetzen. Somit können Sie nicht nur kosten sparen, sondern sind auch flexibler mit der Anbindung, sicherer vor Datenverlust und vieler andere Punkte, die sich positiv auswirken.

Wie gehe Sie am besten vor?

Zuerst schauen Sie mal im Unternehmen was Sie wirklich nutzen. Sind es nur Office Anwendungen? Datenablage? Oder nutze ich bestimmte Software für meine Branche? Bei den Rechtsanwälten ist es RA-Mirco oder bei den Steuerberater DATEV. Vielleicht ist es auch eine bestimmte WaWi Software oder eine Anwendung für Rechnungs- und Angebotserstellungen.

Steht die Liste fest, schreiben Sie neben der Anwendung wo Sie laufen kann oder muss.

Muss es auf dem PC/Laptop laufen? Oder kann es sogar auf einem iPad laufen?
Muss es auf dem Server im Unternehmen laufen?
Gibt es eine Cloud Lösung?
Wer muss drauf Zugreifen?
Von wo muss drauf Zugegriffen werden? Im Büro? Im Homeoffice? Von Unterwegs (zum Beispiel, wenn man beim Kunden vor Ort ist)

Somit haben Sie schon einen halben Fahrplan in Richtung Digitalisierung und IT entstauben.

Wie steigere ich die Effektivität durch die IT?

Wenn wir jetzt wissen welche Programme im Unternehmen laufen, muss analysiert werden wie die Programme zueinander passen. Werden Daten doppelt verwaltet oder kann man es zentral abgelegen? Können Prozess automatisiert werden, so das der Mitarbeiter muss nur einen klick machen muss? Durch diese genaue Analyse der IT kann sehr viel Zeit gespart werden.

Neben der Zeit können auch ganz viele Fehler vermieden werden. Zum Beispiel können Rechnungen automatisch verschickt werden, ohne den Inhalt per Hand einzutippen. Dazu kommt noch der Zahlungsabgleich und das Mahnwesen.

Ein Verfahren in dem der Mitarbeiter dazu gezwungen ist alles manuell zu erfassen, frisst viel Zeit. Diese Prozesse und Verfahren kann man in die automatisierte IT umlagern. Es gibt viel mehr Beispiele, wie man vereinfacht – automatisiert – effizient Ihr Unternehmen arbeiten lassen kann. Und wenn der IT Ur-Stein einmal ins Rollen gekommen ist, wird sich das Ergebnis innerhalb von kurzer Zeit bemerkbar machen.

Aber es war schon immer so!

Diesen Satz hören wir ganz oft. Die IT läuft schon immer so und war schon immer so und es funktioniert. Ja, da geben wir Ihnen RECHT! Aber meistens wissen die Kunden gar nicht wie die IT anders aussehen kann. Ist auch nicht schlimm. Denn er kümmert sich um sein Geschäft und hat nicht den Fokus auf die IT. Dagegen beschäftigen wir uns bei HeiProTec tagtäglich mit der IT. Wir haben täglich immer neue Einblicke in die IT, in die Prozesse und verschiedenen Anforderungen von Kunden in verschiedenen Branchen. Somit können wir ganz gut vergleichen, was GUT läuft und was nicht so gut läuft.

Als kleinen Beispiel: stellen Sie sich vor Sie fahren noch Ihr erstes Auto aus jungen Jahren. Es tut immer noch das was es soll – fahren. Jedoch muss es oft in die Werkstatt und schafft es gerade noch so durch den Winter. Es könnte jeder Zeit seinen Geist aufgeben! Jetzt nehmen wir als anderes Beispiel ein modernes, sparsames Auto, dass viel effizienter ist und auf das Sie sich verlassen können. So verhält es sich mit alter IT im Vergleich zu neuer IT.

Macht es Sinn die IT selber zu machen?

Wenn Sie den ganzen Tag Zeit haben sich um die IT zu kümmern, Ja! Jedoch nur wenn Sie sich wirklich mit der IT auskennen. Sollte Sie es nur als Hobby machen, dann ersparen Sie sich das lieber. Am Ende kostet das nur Geld und Nerven. Wir haben ein perfektes Beispiel: Ein Kunde hat die IT selber in die Hand genommen. Ist mittlerweile gewachsen und hatte keine Zeit sich um die IT zu kümmern und auch keine Lust mehr, weil das Unternehmen mehr Aufmerksamkeit verlangt. Die IT ist somit halbwegs mitgewachsen. Mit einem PC unter dem Tisch, da läuft die Warenwirtschaft, ein PC im Keller auf dem der Mail Server läuft und ein 2. PC auf dem eine andere Software installiert ist. Sollte einer dieser drei PCs ausfallen, kann der Betrieb zu machen. Und auch hier die gleiche Anforderung, wie bei den meistens in den letzten Monaten: Homeoffice…

Homeoffice, wie mach ich es richtig?

Pauschal schwer zu sagen, aber eine Cloud Lösung wäre die einfachste Lösung. Ist aber kein muss. Hier kommt es wieder auf die Branche, Anforderung und auf die Prozesse an. Die klassische Lösung ist ein Laptop für Mitarbeiter, das sich per VPN in das Netz der Firma einwählen kann.

Doch reicht die Internetleitung in der Firma aus? Wie viele Mitarbeiter können sich gleichzeitig per VPN einwählen? Ist die Geschwindigkeit ausreichend oder ist das nur nervig für den Mitarbeiter so das er schon keine Lust hat im Homeoffice zu arbeiten? Es sind also viele Faktoren die hier abgehakt werden müssen. Gerne können wir da unterstützen – Einfach anfragen über die Kontaktseite oder per Telefon über die +49 228 29976581.