E-Mail Archivierung: rechtliche Rahmenbedingungen und Kriterien
In der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt laufen Prozesse zu großen Teilen per E-Mail ab. Von Marketing, über Logistik, Produktion und Auftragserteilung bis hin zur Rechnungsstellung aber auch die firmeninterne Kommunikation – all diese Kommunikationsabläufe lassen sich komfortabel per Mail durchführen. Dadurch gewinnt auch die sichere und strukturierte E-Mail Archivierung zunehmend an Relevanz. Nicht nur werden so organisatorische und wirtschaftliche Verfahren erleichtert, auch besteht für Unternehmen eine rechtlich festgelegte Archivierungspflicht. Damit ist die E-Mail Archivierung nicht nur sinnvoll, sondern essentiell. Die rechtlichen Vorgaben ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch.
Welche Pflichtvorgaben gibt es für die E-Mail Archivierung?
Es ist rechtlich genau festgelegt, welche Unterlagen für welchen Zeitraum verwahrt werden müssen. Zu den zu archivierenden Dokumenten gehören Handelsbriefe – das heißt alle Schreiben, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen, durchführen oder rückgängig machen. Da diese Geschäftsprozesse zunehmend per Mail kommuniziert werden, sind alle diese E-Mail von der Archivierungsverpflichtung betroffen. Darunter fallen etwa:
- Aufträge, Auftragsbestätigungen, Änderungen und Ergänzungen
- Lieferscheine
- Frachtbriefe
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- Verträge
Des Weiteren gilt die E-Mail Archivierungspflicht für Mails, die in steuerrechtlicher Hinsicht relevant sind. Dazu gehören folgende Inhalte:
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Bücher und Aufzeichnungen
- Buchungsbelege
Die Archivierungspflicht für Handels- oder Geschäftsbriefe gilt in der Regel für sechs Jahre. E-Mails mit Buchungsbelgen, Rechnungen, Bilanzen, Lageberichten oder Jahresabschlüssen müssen für zehn Jahre archiviert werden, solange nicht Ausnahmereglungen für kürzere Fristen gelten.
Für wen gilt die Archivierungspflicht?
Die E-Mail Archivierung gilt für jeden Kaufmann, alle juristische Personen, Handelsgesellschaften sowie Genossenschaften. Nichtkaufleute wie Kleingewerbetreibende sowie Freiberufler sind von der Archivierungspflicht befreit.
Wie sieht eine rechtssichere E-Mail Archivierung aus?
Eine sichere Lösung für die Archivierung Ihrer Geschäfts E-Mails ist somit nicht zu unterschätzen. Gerne berät das HeiProTec Team Sie hinsichtlich der Möglichkeiten einer systematischen und rechtssicheren E-Mail Archivierung.
Denn die Lösung liegt nicht darin, alle E-Mails unmittelbar bei Ein- und Ausgang zu Archivieren. Daraus ergeben sich neue Schwierigkeiten. Einerseits beansprucht das wahllose Speicher aller E-Mails große Mengen an Speicherplatz, was zu einer Unübersichtlichkeit führt und die Abrufbarkeit sowie Organisation der Mails erschwert. Zudem ist die Archivierung auch rechtlich begrenzt. Persönliche E-Mails von oder auch zwischen Mitarbeitern in etwa dürfen aus Datenschutzgründen nicht automatisch gespeichert werden. Auch personenbezogene Daten, wie etwa Bewerbungsunterlagen, dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es zweckmäßig erforderlich ist.
Eine rechtmäßige E-Mail Archivierung erfüllt folgende Kriterien:
- Das Archiv muss vollständig sein. Es dürfen keine Anhänge oder Dokumente fehlen oder frühzeitig gelöscht werden.
- Die Mails müssen jederzeit verfügbar und abrufbar sein.
- Die Mails müssen maschinell auswertbar sein, daher reicht ein Ausdruck oder eine PFD Datei nicht aus.
- Die Mails müssen unveränderbar sein und mit dem Original übereinstimmen. Eine Manipulation muss ausgeschlossen werden.
- Die Mails müssen geschützt vor unbefugten Zugriffen sein.
Welche Optionen gibt es für die sichere E-Mail Archivierung?
Die eben genannten Kriterien ergeben einige Herausforderungen an eine rechtmäßige Archivierung betrieblicher E-Mails. Es ist daher sinnvoll, die Lösungsstrategie mit der IT-Sicherheit abzustimmen. Für die Archivierung gibt es Softwares unterschiedlicher Anbieter, die das rechtmäßige Speichern der Mails erleichtern. HeiProTec versteht sich als Team hochqualifizierter IT Dienstleister und steht Ihnen somit gerne bei allen Fragen zur E-Mail Archivierung unterstützend zur Verfügung. Die Archivierungspflicht, IT Sicherheit sowie Bestimmungen des Datenschutzes sind in Einklang zu bringen. Daher gilt es, eine Strategie zu finden, die Ihnen die nötige Rechtssicherheit bietet und dabei eine unkomplizierte, komfortable und insbesondere gut strukturierte Datensicherung darstellt. Die E-Mail Archivierung muss nicht zwangsläufig ein Problem für Ihr Unternehmen darstellen, wenn Sie die für sie geeignete Lösung gefunden haben, die das HeiProTec Team gerne gemeinsam mit Ihnen ausarbeitet.
