Dokumentenmanagementsysteme: wie das „papierlose Büro“ Ihr Unternehmen revolutioniert
Gesteigerte Produktivität dank digitalisierter Ordnung
Zettelwirtschaft, Papierchaos und die ewige Suche nach verlegten Unterlagen im verstaubten Aktenkeller? Wir von HeiProTec finden, dass Sie ihre Zeit besser nutzen können. Effektive Dokumentenmanagementsysteme erleichtern Ihnen die Arbeit – so können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Was sich hinter DMS verbirgt? Wir nennen es gerne „das papierlose Büro“. Grob gesagt geht es um die datenbankgestützte Bearbeitung, Erstellung, Speicherung und Verteilung von Dokumenten.
Welche Vorteile bieten Dokumentenmanagementsysteme?
Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten gegenüber manuellen Ordnungsversuchen zahlreiche Vorteile. Zunächst einmal bedenke man die Unmengen an Papier, die Ihr Unternehmen einsparen kann. Im Durchschnitt drucken deutsche Führungskräfte nämlich rund 40 Seiten Papier pro Tag – das macht beinahe 44 kg pro Jahr! Das ist nicht nur teuer, platzeinnehmend und eine Umweltbelastung, sondern auch eins: lästig. Mit einem Dokumentenmanagementsystem sparen Sie auf vielen Ebenen Zeit – bei der Suche nach Dokumenten, bei der Bearbeitung und auch bei der Weitergabe dieser. Der Umgang mit Dokumenten kostet wertvolle Arbeitszeit, die man – wie wir finden – effektiver verbringen kann. Mit einem DMS senken Sie die Kosten und steigern die Produktivität Ihres Unternehmens. Dokumente können auf diese Art schnell und sicher innerhalb Ihres Teams weitergegeben werden, sodass Bearbeitungen transparent und unkompliziert vonstattengehen können, ohne dass Sie dabei den Überblick verlieren. Wir von HeiProTec helfen Ihnen dabei, diese Vorteile für Ihr Unternehmen zu nutzen, indem wir Ihnen die Möglichkeiten des „papierlosen Büros“ eröffnen.
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?
Das Dokumentenmanagementsystem setzt auf die Digitalisierung der Unterlagen Ihres Unternehmens. Dabei werden sämtliche Papierdokumente und Daten in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv gespeichert. Ein DMS setzt auf folgende Faktoren: Erfassung und Speicherung von Daten, Dokumentensicherung und Zugriffrechte, Indexierung, Verbreitung, Teamarbeit und Sicherheit. Dafür ist es wichtig, dass das DMS-Projekt von Anfang an in sicheren Händen ist. HeiProTec unterstützt Ihr Unternehmen bei der Etablierung der digitalen Datenordnung und ebnet so für Sie den Weg zum „papierlosen Büro“. Wir beraten Sie gerne hinsichtlich der Möglichkeiten digitaler Dokumentenmanagementsysteme und finden die für Sie geeignete Lösung.
Für welche Bereiche eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem?
Das Dokumentenmanagementsystem erleichtert Arbeitsprozesse in den unterschiedlichsten Bereichen Ihres Unternehmens. So eignet es sich neben der Anwendung für allgemeine Geschäftsprozesse auch im Personalwesen, im Finanz- und Rechnungswesen aber auch im Marketing und Vertrieb.
Dokumentenmanagementsysteme erleichtern Ihnen beispielsweise die Mitarbeitersuche. Alle Bewerbungsunterlagen können zentral gespeichert und jederzeit flexibel innerhalb des Teams abgerufen werden.
Für Ihre Buchhaltung bietet das DMS zahlreiche Vorteile. Elektronische Rechnungen können schnell erfasst, verglichen und freigegeben werden. Das spart Zeit und mögliche kleine Flüchtigkeitsfehler manueller Dateneingabe. Auch die Finanzprüfung wird optimiert – denn alle dafür benötigten Daten sind sofort und an einem Ort verfügbar.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Dokumentenmanagementsysteme Ihnen und Ihrem Team im Unternehmen das Leben leichter machen. Mit dem „papierlosen Büro“ sparen Sie Zeit, Geld und Nerven – und steigern dafür Ihre Produktivität. Wir von HeiProTec beraten Sie gerne hinsichtlich der Möglichkeiten der Dokumentenmanagementsysteme und unterstützen Sie bei der individuellen Umsetzung innerhalb Ihres Unternehmens.
