Laut GoBD Gesetz ist man dazu verpflichtet, alle Emails prüfungssicher zu archivieren. Leider machen es gerade mal 20% der Unternehmen. Vor allem kleine Betriebe haben die Notwendigkeit noch nicht erkannt. Sollten aber jetzt handeln!
In einer Zeit, in der die meisten Rechnungen und Verträge per Email gesendet werden, sollte man seine Emails archivieren. Sollte das Finanzamt zur Prüfung kommen, könnte das böse Folgen haben. Hier gilt die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist. Also warum nicht direkt richtig machen?
Ein Vorteil einer Archivierungssoftware ist, man findet seine Emails schneller, dank der Indexierung der Emails und Anhänge. Heißt die Software durchsucht auch alle Anhänge. Wir nutzen das Feature sehr oft und können so in wenigen Sekunden die passende Email finden.
Der andere Vorteil ist, es entlastet euer Email Postfach! Das Email Postfach kann einfach geleert werden, weil alles im Archiv ist. Dadurch braucht ihr keinen Aufpreis für mehr GB Platz im Postfach zahlen.
Noch ein Vorteil ist, dass die Emails gesichert sind und nicht aus versehen gelöscht werden können. Durch Backups und andere Sicherheitsmechanismen sind die Emails abgesichert.
Sie können auch Dritten Einblick in das Archiv gewähren, falls ein Kollege /in nach Emails suchen sollte.
Wir bieten die Email Archivierung auch als Service an! Die HeiCloud Email Archivierung wird einfach an Ihr Postfach angebunden und schon fängt das Archivieren an. Mit einem Webzugriff können Sie jederzeit zugreifen und schauen welche Emails archiviert werden. Die Server stehen in Deutschland und die Verbindung ist abgesichert und verschlüsselt. Genauso die Emails. Sie werden verschlüsselt auf den Servern abgelegt.
Für mehr Infos zur HeiCloud Email Archivierung einfach eine Email an team@heiprotec.de schreiben. Gerne beraten wir Sie auch am Telefon >> Kontakt
